Informativa ex art. 13 del Regolamento UE n. 679/2016; whistleblowing.
1. Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento dei dati personali è l’Azienda Strade Lazio — Astral S.p.A., sita in Roma Via del Pescaccio n. 96/98, P.IVA 07244131004, tel. 0651687516, pec: protocolloastral@pec.astralspa.it
2. Oggetto del trattamento
I dati personali oggetto della presente informativa sono:
- dati identificativi del segnalante
- contatti del segnalante
- dati comuni e particolari relativi a quanto segnalato.
3. Fonte dei dati personali
I dati sono forniti dall’Interessato (segnalante) al fine di rappresentare le presunte condotte illecite attraverso la segnalazione e la successiva istruttoria.
4. Finalità e base giuridica del trattamento
I dati personali sono trattati dal Titolare, nell’ambito del procedimento di whistleblowing, esclusivamente per le finalità di istruttoria ed accertamento dei fatti oggetto della segnalazione e di adozione degli eventuali conseguenti provvedimenti. La base giuridica del trattamento dei dati personali da Lei conferiti è l’obbligo legale al quale è soggetto il Titolare (Art. 6, par. 1, lett. c), del GDPR) a gestire le segnalazioni di condotte illecite e irregolarità, di cui sia venuto a conoscenza il segnalante per ragioni di lavoro e/o nell’ambito del rapporto di lavoro, nonché́ a tutelare gli interessati interni ed esterni coinvolti nel procedimento di whistleblowing.
Sono basate sull’esplicito consenso:
- la registrazione della voce tramite linea telefonica/sistema di messaggistica vocale, per poter tener documentare la segnalazione orale inoltrata;
- la trascrizione integrale della segnalazione orale non registrata (ad esempio, in caso di incontro diretto).
I dati personali sono trattati dal Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza nell'esecuzione dei propri compiti di interesse pubblico o comunque connessi all'esercizio dei propri pubblici poteri, con particolare riferimento al compito di accertare eventuali illeciti denunciati nell’interesse dell’integrità del Titolare ai sensi della normativa vigente in materia di whistleblowing (ex. art 54-bis del d.lgs. n. 165/2001 come modificato dalla L.114/2014 e dalla l. n. 179/17 s.m.i.)
5. Periodo di conservazione
I dati personali saranno conservati, fatti salvi i tempi di conservazione previsti da specifici obblighi di legge, per le tempistiche necessarie e connesse alle segnalazioni pervenute, ed, in ogni caso, per un periodo non superiore a 5 anni.
6. Obbligo di comunicare i dati
Il conferimento dei dati personali per le finalità di cui all’art. 4 è facoltativo. Il mancato conferimento potrebbe tuttavia pregiudicare l’istruttoria della segnalazione: le segnalazioni anonime, infatti, verranno prese in considerazione solo ove si presentino adeguatamente circostanziate e rese con dovizia di particolari, in modo da far emergere fatti e situazioni relazionandoli a contesti determinati.
7. Destinatari del Trattamento
Sono destinatari dei dati raccolti a seguito della segnalazione, se del caso:
- il Collegio dei Sindaci;
- l’Organismo di Vigilanza;
- la società fornitrice della piattaforma crittografata, nominata Responsabile del Trattamento ai sensi del’art.28 del GDPR;
- Autorità Giudiziaria;
- Corte dei Conti;
- ANAC.
Con riferimento al Responsabile del Trattamento, viene garantita l'adozione di tutte le misure volte ad assicurare la riservatezza dell'identità del segnalante e qualsiasi ulteriore elemento della segnalazione.
I dati trattati non saranno oggetto, in alcun modo, di diffusione da parte di Astral.
I dati personali raccolti sono altresì trattati dal personale del Titolare, che agisce sulla base di specifiche istruzioni fornite in ordine a finalità e modalità del trattamento medesimo.
8.Trasferimento dei dati personali verso Paesi Terzi
I dati raccolti non saranno oggetto di trasferimento verso Paesi al di fuori dello Spazio Economico Europeo e/o verso organizzazioni internazionali
9. Modalità di trattamento dei dati
I dati personali forniti, formeranno oggetto di operazioni di trattamento nel rispetto della normativa e degli obblighi di riservatezza cui è ispirata l'attività del Titolare. I dati verranno trattati sia con strumenti informatici sia su supporti cartacei sia su ogni altro tipo di supporto fermo restando il rispetto delle misure tecniche ed organizzative di sicurezza previste dal GDPR e dalla normativa di cui al D.Lgs.24/2023. Non sono previsti processi decisionali automatizzati.
I dati personali, in osservanza alla normativa anticorruzione e trasparenza, sono e/o potrebbero essere riutilizzati solo alle condizioni della normativa vigente sul riuso dei dati pubblici, (direttiva UE 2019/1024 e dlgs. 36/2006 di recepimento della stessa), in termini compatibili con gli scopi per i quali sono stati raccolti e registrati, e nel rispetto delle norme in materia di protezione dei dati personali, in osservanza del principio di “minimizzazione dei dati” contemplato dall’art.5 par.1 lett.c) del Reg(UE) 2016/679, nonché dalla linea guida “in materia di trattamento dei dati personali, contenuti anche in atti e documenti amministrativi, effettuato per finalità di pubblicazione e trasparenza sul web da soggetti pubblici e da altri enti obbligati ”, dell’autorità Garante per la Privacy del 15.05.2014.
10 . Diritti degli interessati
La informiamo che, nella sua qualità di interessato, a norma di legge, potrà esercitare i diritti di cui all’articolo 13 comma 2 lettere b), c) e d) del GDPR (tra i quali il diritto di ottenere l’indicazione dei dati che La riguardano, l’accesso, l’aggiornamento, la rettifica, la portabilità o la cancellazione degli stessi, nonché la limitazione o l’opposizione al trattamento, la possibilità di proporre un reclamo ad un’autorità di controllo etc.),
La informiamo, altresì, che ai sensi della Normativa Privacy ha il diritto di proporre reclamo al Garante.
Per maggiori informazioni, si invita a consultare la pagina web del Garante http://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/4535524.
11. Limitazioni ai diritti dell’interessato
I diritti di cui al paragrafo precedente non possono essere esercitati con richiesta al titolare del trattamento ovvero con reclamo ai sensi dell’articolo 77 del Regolamento, qualora dall’esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto agli interessati (art 2 undicies D.lgs. 101/2018).
L’esercizio dei diritti riconosciuti nel GDPR, con riferimento alla persona coinvolta o al segnalato ed ai propri dati personali trattati nell’ambito del processo di Whistleblowing, è limitato, per garantire la tutela della riservatezza del segnalante.
Si precisa che in nessuna circostanza può essere permesso al segnalato di avvalersi del suo diritto di accesso per ottenere informazioni sull’identità del segnalante, salvo la malafede di quest’ultimo.
12. Modalità di esercizio dei diritti:
L’esercizio dei Suoi diritti potrà avvenire in qualsiasi momento attraverso l’invio di una richiesta al seguente indirizzo pec: protocolloastral@pec.astralspa.it o a mezzo raccomandata a.r. da inviare a: Azienda Strade Lazio — Astral S.p.A, Via del Pescaccio n. 96/98, 00166 Roma.
Risponderemo alle richieste entro 30 giorni. Qualora i tempi di completamento delle stesse fossero più lunghi ci assicureremo comunque di comunicare via e-mail, entro un mese dal ricevimento delle richieste, la necessità di una proroga e i motivi di tale ritardo. Tutte le informazioni che ci verranno fornite nella richiesta saranno utilizzate solo per l'adempimento della stessa e verranno eliminate entro 12 mesi.
13. Dati di contatto del Responsabile per la protezione dei dati (Data Protection Officer –DPO):
Il titolare ha provveduto alla nomina del DPO contattabile via mail all’indirizzo astralspa@segnalazionidpo.it o a mezzo raccomandata a.r. da inviare alla c.a. del DPO presso Azienda Strade Lazio — Astral S.p.A, Via del Pescaccio n. 96/98, 00166 Roma.
Il rappresentante legale del
Titolare del trattamento
Ing. Antonio Mallamo
